Блог

Об обязательствах в Канбане

Перевод оригинальной статьи James Steele, опубликованной на SquirrelNorth

Когда ситуация складывается неоднозначно, люди предпочтут придерживаться определённой позиции (даже ошибочной), нежели занимать позицию неопределённости и избегать обязательств при этом.

Наш типичный порядок предпочтений: № 1 — быть правым, № 2 — ошибаться и № 3 — оставаться неуверенным. Почему 1 и 2? Потому что мы зависимы от ложного чувства безопасности, которое дают нам эти обязательства.

“Большинству людей легче занять ошибочную позицию, чем сомневаться”. 

Организации из областей с высокой неопределенностью, таких ​​как умственный труд или профессиональные сервисы, заплатят слишком дорого, если примут такой подход к обязательствам, “что и когда” выполнять по запросам клиентов.

Принятие слишком большого количества обязательств приводит к непредсказуемым срокам поставки. У нас так много работы в системе, что мы понятия не имеем, когда что-то будет доделано. Возникает слишком много потенциальных результатов (вариативность), появляющихся из-за неконтролируемых уровней незавершенной работы (WIP). К сожалению, даже несмотря на то, что клиенты скорее всего будут разочарованы, мы же чувствуем себя хорошо, потому что обещали многое сделать. Это ложное чувство безопасности.

Мы эмоционально привязаны к идее просто сказать «да»! Однако многие идеи, которые изначально казались хорошими, часто отвергаются, при получении большей информации. По факту, обычно отбраковывается 50% идей! Поэтому мы должны стремиться к тому, чтобы запросы клиентов оставались необязательными как можно дольше. Мы также должны ограничить количество времени, которое тратится на эту необязательную работу — тем более, если 50% этого времени скорее всего будет потрачено зря.

Ещё одним недостатком чересчур поспешного принятия обязательств является то, что мы, скорее всего, прервём работу, хотя уже потратили время и деньги на её начало. Почему? Если вы говорите «да» на всё подряд или говорите «да» слишком рано, то вы, скорее всего, соглашаетесь на множество плохих идей! Часто мы настолько сильно эмоционально привязываемся к своим обязательствам, что нам бывает трудно отказаться от них. Выбирайте с умом!

“Идеально, чтобы работа оставалась необязательной и неприоритетной как можно дольше. Вариативность имеет ценность в областях с высокой неопределённостью”.

Разработка возможных опционов до их принятия (фиксации) — важная стратегия снижения рисков. Это стоит денег. Но воспринимайте это как покупку страховки, которая защитит вас от гораздо больших негативных последствий в будущем. Как, например, если вы всё-таки возьмётесь за работу, которую не хотели выполнять изначально, и в итоге прервёте её, затратив много средств. Чем неопределённее окружающая среда, тем вероятно больше страховки вы захотите.

Хорошо! Таким образом, слишком рано принять обязательство начать работу (или взять на себя слишком много работы) и не оставлять возможных опционов, может оказаться дорогостоящей стратегией в областях с высокой неопределённостью. Мы должны стремиться откладывать обязательства и оставлять запросы клиентов необязательными так долго, насколько это возможно!

Как мы это делаем?

Канбан Метод поощряет отложенное обязательство и предоставляет набор принципов и практик, которые способствуют разработке подхода к управлению рисками. Это позволяет работе оставаться необязательной. При этом обслуживание запросов клиентов становится более предсказуемым и надёжным. Это также повышает вероятность, что мы работаем над правильными вещами в нужный момент.

Конструкции в рамках Канбан Метода, которые помогают использовать отложенное обязательство:

Восходящий Канбан — способ упорядочивания опционов до того, как будет принято обязательство. Чёткое определение точек принятия обязательств.

Двухэтапные обязательства: обязательство начать работу и обязательство выполнить задачу. Механизмы распределения опционов (оплата нашей страховки) до того, как мы решим их преобразовать.

Формирование спроса — способ уравновесить спрос и наши возможности путём распределения мощности для определённых типов работы и рисков.

Обеспечение ответственного подхода к отказу от плохих опционов, чтобы мы могли избежать прерывания работы после принятия обязательств.

Практика ограничения объёма работы в системе, чтобы мы не брали на себя обязательства, превышающие наши возможности и делающие нашу поставку непредсказуемой.

Визуализация потока работы и политик, связанных с нашей работой — когда мы взяли на себя обязательства, мы можем следить за их выполнением. Наглядно продемонстрированные прерывания потока в системе с уменьшенным объёмом работы побуждают нас к обсуждениям.